• Mangel an Transparenz und geringe Beteiligungsraten
• Keine Unterstützung kollaborativer Zusammenarbeit und Entwicklung von Ideen
• Zu lange Durchlaufzeiten bei der Ideenbewertung
Hoffentlich sind das Fremdwörter für Sie. Diese Kriterien beschreiben den Zustand des betrieblichen Vorschlagswesen bei OSRAM, bevor sie sich dazu entschieden, es von Grund auf zu modernisieren. Sie standen damit vor einer großen Herausforderung, aber haben die Wendung um 360 Grad geschafft. Erfahren Sie selbst, warum und wie OSRAM ein erfolgreiches Beispiel für den Einsatz von Ideenmanagement-Software wurde.
OSRAMs Ausgangssituation und Ziele für das Ideenmanagement
Das Ideenmanagement hat bei OSRAM eine lange Tradition: Seit mehr als 85 Jahren werden Mitarbeiterideen gesammelt, verwaltet und bewertet. In den letzten Jahren entwickelte OSRAM ein hausinternes System, um diese Prozesse online zu verwalten. Allerdings war dieses System nicht transparent genug, um die Zusammenarbeit unter den Mitarbeitern effektiv zu fördern und eine offene Kultur des Austauschs zu etablieren – nur Ideenmanager hatten Zugriff auf alle Ideen. Darüber hinaus mangelte es an automatisierten Reporting-Möglichkeiten und die Ideenbewertungen waren insgesamt zu zeitaufwändig. So entschied OSRAM sich, das unternehmensweite Ideenmanagement mit einer neuen Software zu modernisieren.
Aus verschiedenen Gründen wählten sie die Softwarelösung von HYPE:
- Das User Interface ist modern und intuitiv – eine wichtige Voraussetzung, denn so müssen die Mitarbeiter nicht erst in der Nutzung der Plattform geschult werden.
- Unsere KPIs zeigen alle wichtigen Informationen zu Kosteneinparungen im Detail – eine Funktionalität, die für die Auswahl der Software ausschlaggebend war.
- Unsere Innovationssoftware HYPE Enterprise ist bei OSRAM bereits im Einsatz – das macht alle Prozesse im Anschluss einfacher. So fiel die Wahl schnell auf HYPE Improve.
Die neue Software ersetzte das hauseigene System und wurde auf den Namen „Idea Works 2.0” getauft. 6.200 Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen des Unternehmens, von F&E bis hin zur Verwaltung, haben Zugriff auf Idea Works 2.0. OSRAM und HYPE erarbeiteten gemeinsam einen Go-Live-Plan: Im Rahmen von Workshops wurde den maßgeblich beteiligten Mitarbeitergruppen Ziel und Prozess der neuen Software vorgestellt. Außerdem wurde ein Flyer mit den Grundlagen des neuen Ansatzes an alle Mitarbeiter verschickt. Durch das moderne und intuitive Interface wurde die Software von den Mitarbeitern schnell angenommen und aktiv genutzt.
Die neue Ideenmanagement-Software im Detail
Auf der Plattform sind Ideen und Verbesserungsvorschläge nun für alle Teilnehmer sichtbar, was die Diskussion über verschiedene Abteilungen hinweg ermöglicht. Die Ideenmanager liefern regelmäßig Rückmeldungen über den Status der Ideen. Dieses Feedback wird als ein Schlüsselfaktor für die Motivierung der Mitarbeiter gesehen und hilft, die Diskussionen in der Online-Community anzuregen. Mitarbeiter, die keinen persönlichen Zugang zu einem Computer am Arbeitsplatz haben, werden durch die Errichtung neuer Infoterminals mit einbezogen.
Im gesamten Unternehmen kann jeder auf das System zugreifen und sich im Ideenprozess einbringen. Es gibt mehrere Möglichkeiten, sich bei der Ideenfindung zu beteiligen. Mitarbeiter können Ideen zu zielgerichteten Ideenkampagnen einreichen, die ein bestimmtes Thema oder einen bestimmten Standort betreffen. Oder sie können ihre Ideen auch im sogenannten „Ideenpool” einreichen, der es erlaubt, Ideen zu jedwedem Thema einzureichen und kollaborativ weiterzuentwickeln.
Mit kleinen Anreizen wurde die Plattform intern beworben: Die ersten 100 Mitarbeiter wurden für die Nutzung des Ideenpools mit einem Gutschein im Wert von 25€ belohnt. Bei der ersten themenbasierten Kampagne konnten die Ideengeber großzügige Reisegutscheine gewinnen. Bei einer weiteren Kampagne zum Thema Reduzierung des Energieverbrauches verloste OSRAM iPhones unter den teilnehmenden Kollegen. Mitarbeiter, die durch ihre Ideen zu rechenbaren Kosteneinsparungen beitragen, erhalten einmalige Prämien, die in der Regel 15% des eingesparten Wertes betragen. Wenn die Idee über mehrere Jahre hinweg zu Einsparungen führt, erhält der Ideengeber sogar 25% des Wertes als Prämie. Dieser nachhaltige Ansatz trägt zur Motivation der Mitarbeiter bei und unterstützt die häufige Nutzung der Plattform.
Ideenmanager bei OSRAM können detaillierte KPI Reporte erstellen und anhand dieser Kennzahlen die Mitarbeiterbeteiligung an einzelnen Standorten oder Abteilungen abfragen, sowie die dort erzielten Resultate genau messen. Die HYPE Plattform wird mit vordefinierten KPI Leistungskennzahlen geliefert und das KPI Toolkit ermöglicht es, darüber hinaus spezifische und individuell angepasste Auswertungen oder Berichte zu erstellen. Detaillierte Zahlen zu Kosteneinsparungen in verschiedenen Zeiträumen und aus verschiedenen Unternehmensbereichen abfragen zu können war ein entscheidender Grund dafür, dass sich OSRAM für HYPE entschied.
Wie sich die Modernisierung des Ideenmanagements auszahlte
Ein Ziel von OSRAM war es, die Durchlaufzeiten bei der Ideenbewertung zu minimieren. Die Zeitspanne der Prüfung und Bewertung von Ideen konnte auf einen Durchschnittswert von 48 Tagen nach deren Einreichung verringert werden. Die folgende Grafik zeigt, dass mit Hilfe der HYPE Plattform die Bearbeitungszeit bereits innerhalb der ersten 5 Monate nach Einführung von Idea Works 2.0 um 17% verkürzt wurde:
OSRAM konnte die Anzahl rechenbarer Ideen – d.h. Ideen, deren Einsparungspotential messbar ist – um 76% steigern. Dies führte wiederum zu einem Anstieg der Kosteneinsparungen um 34%. Nicht rechenbare Ideen und Verbesserungsvorschläge, wie beispielsweise zum Thema Sicherheit am Arbeitsplatz, wurden um fast 10% erhöht.
Die Kombination der Initiativen zu Kosteneinsparungen und zu allgemeinen Verbesserungsvorschlägen am Arbeitsplatz in einer transparenten Ideenmanagement Software war ein Schlüsselfaktor für die Bereitschaft der Mitarbeiter sich aktiv zu beteiligen. Für die Kollegen ist die neue Software für das Ideenmanagement Teil ihres Arbeitsalltags. OSRAM kann auf die Ideen der Mitarbeiter vertrauen – sie helfen das Unternehmen weiterzuentwickeln und mit dem raschen Wandel schrittzuhalten.
Im nächsten Schritt will OSRAM sicherstellen, dass jede einzelne Abteilung im Unternehmen die Plattform nutzt und über die nötigen KPI-Reports und Prüfungsprozesse verfügt. Ziel wird es in Zukunft sein, die Mitarbeiterbeteiligung nachhaltig auf 50% steigern.
