Im Kontext des Ideenmanagements stehen immer wieder Prämienmodelle und Anreizsysteme im Fokus. Ihr Ziel: Mitarbeiter zu einem bestimmten Verhalten anzuregen. Idealerweise sollen sie z.B. nicht nur im Arbeitsalltag Ideen einbringen. Doch Vorsicht: Manche Prämienmodelle können eine gegenteilige Wirkung entfalten – es kommt zum sogenannten Kobra-Effekt. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Komplexität Ihres Ideenmanagements mit alternativen Anreizmodellen drastisch reduzieren können. Ein Beispiel: die 'Lean'-Methode.
Eine gängige Vorgehensweise ist beispielsweise, pro Idee eine Prämie nach unterschiedlichsten Prämienvorschriften zu zahlen und bei Gruppenideen üblicherweise noch eine Aufteilung der Prämie auf die Einreicher zu berücksichtigen.
Anteil der Prämienregelung an Prozesskomplexität
Um Prämien zuzuteilen, braucht es ein Bewertungssystem, das herausfiltert, welche Ideen umsetzungswürdig sind bzw. wie hoch die tatsächliche Prämie anzusetzen ist. Dies bedarf einer objektiven Messung, was wiederum zu hohen Bearbeitungszeiten und somit hohen Kosten führt. Schließlich muss jede Idee einzeln geprüft werden und oftmals sogar mehrere Kontrollinstanzen durchlaufen. Einspruchsverfahren bzgl. der Ideenablehnung- und Prämienhöhe können die Bearbeitungszeiten pro Idee – und damit auch die Prozesskosten – zusätzlich deutlich erhöhen.
Herausforderungen der Prämierung
1. Bei Community-basierten Ideenmanagement-Modellen
Bei Community-basierten Modellen können eingereichte Ideen von einer Community – wie z.B. von allen Mitarbeitern oder auch anderen Gruppen – bewertet, kommentiert und weiterentwickelt werden. Die große Herausforderung: Wer wird prämiert? Nur der Einreicher oder auch die Mitarbeiter, die die Idee mit weiterem Wissen und zusätzlichen Vorschlägen angereichert haben? Und wenn alle prämiert werden sollen, wie hoch ist der Anteil des Einzelnen?
2. Bei integrierten Modellen
Bei integrierten Modellen wird nicht nur der reine BVW-Prozess abgebildet: Er wird vielmehr um weitere Prozesse, wie z.B. KVP oder Innovationsmanagement, ergänzt. Die Schwierigkeit hier: Im KVP werden üblicherweise keine Prämien ausgezahlt. Die Herausforderung: Ist die eingereichte Idee prämienwürdig oder nicht – und wenn ja, warum? (Kleiner Exkurs: Im Innovationsmanagement sind Bewertungen künftiger Ergebnisse erst recht schwierig in Prämienmodelle zu packen).
Fakt ist: Beide Modelle machen die Bewertung und Berechnung einzelner Ideen zu einem komplexen Unterfangen, das hohe Prozesskosten und lange Bearbeitungszeiten mit sich bringen kann.
Wie also lässt sich ein Prämienmodell gestalten, das die Komplexität reduziert und mit anderen Prozessen vereinbar ist?
Ein guter Ansatz für die Optimierung des Ideenmanagements ist die Nutzung der Lean Management-Methode.
Was bringt die Lean-Methode?
Das Hauptziel im Lean Management besteht darin, Verschwendung zu minimieren, Überflüssiges auszuschließen und Prozesse so zu optimieren, dass sie perfekt miteinander harmonieren. Der Fokus liegt dabei auf den Prozessen innerhalb eines Unternehmens, die zur Wertschöpfung beitragen. Durch diese Verschlankung können sowohl Kosten als auch Zeit eingespart werden; das Unternehmen kann also sehr viel effizienter agieren.
So auch im Fall der Prämierung von Ideen: In etwa 70-80 Prozent der Fälle lassen sich die eingereichten Ideen nicht berechnen oder leisten nur eine geringe Einsparung, wenn sie berechnet würden. Aber auch diese Ideen müssen begutachtet und bewertet werden: Sie erzeugen demnach zwar variable Kosten, aber keine messbaren Einsparungen.
Abb. 1: Nicht-rechenbare Ideen vs. rechenbare Ideen
Ein Lösungsansatz: das „Topfmodell“
Abhilfe schafft beispielsweise die Einführung eines Modells, das wir der Einfachheit halber Topfmodell nennen. Mit ihm lassen sich zum einen variable Kosten für Prämien in fixe und kalkulierbare Kosten wandeln und zum anderen die Komplexität im Prozess deutlich reduzieren.
Dafür wird ein fixes Prämienbudget pro Periode festgelegt, welches unter Garantie ausgeschüttet wird. Innerhalb dieses Zeitraums erhalten die Mitarbeiter für eingereichte nicht-rechenbare Ideen zunächst Punkte anstatt monetärer Prämien. Der Wert der Punkte steht zum Zeitpunkt der Vergabe allerdings noch nicht fest. Am Ende einer Periode wird der Punktwert festgelegt, indem das Prämienbudget durch die Anzahl der in der Periode vergebenen Punkte geteilt wird.
Abb. 2: Das Topfmodell im Lean Ideenmanagement
Wie bereits erwähnt, sind aber nicht nur die nicht-rechenbaren Ideen ein Komplexitäts- bzw. Kostenfaktor, sondern auch die rechenbaren Ideen mit geringem Einsparpotenzial. Mithilfe des Topfmodells kann deren Bearbeitungszeit auch minimiert werden, indem man die Einsparung dafür anhand eines vorher festgelegten Clusters schätzen anstatt berechnen lässt. Auch hierfür können dann Punkte gemäß dem o.g. Verfahren vergeben werden.
Abb. 3: Prämien- bzw. Punkteberechnung im Lean Ideenmanagement
Komplexität reduzieren, Flexibilität erhöhen
- Schnelle, pragmatische Bewertung
- Eine Erhöhung der Anzahl nicht-rechenbarer/rechenbar geschätzter Ideen erhöht nicht die Kosten für das Ideenmanagement
- Punktwertermittlung & Ausschüttungszeitpunkt fungieren als Marketingimpuls
- Fokus liegt auf dem Nutzen der Idee und nicht mehr auf ihrer Prämie, da zum Zeitpunkt der Punktevergabe der Wert eines Punktes noch nicht bekannt ist.
- Integration über die Punktevergabe mit anderen Prozessen ebenfalls möglich
Prämienausschüttung an Mitarbeiter
Damit der Prämientopf an die Mitarbeiter ausgeschüttet werden kann, muss er befüllt werden. Die Frage ist nun, mit welchem Budget gestartet wird. Hier bietet sich an, den Durchschnitt ausgeschütteter Prämien der letzten x Jahre anzusetzen (bezogen auf die Ideen, für die zukünftig das Topfmodell angewendet wird).
Empfehlenswert ist dann, die zukünftige Höhe des Prämienbudgets auf Basis der Erreichung von Zielen aus dem Vorjahr bzw. den Vorjahren zu gestalten.
Mein Fazit: Mit der Einführung eines Topfmodells lässt sich zum einen die Komplexität aus der Bewertung von Ideen nehmen. Zum anderen ist das Modell flexibel genug, dass es sich auch auf andere Prozesse, z.B. das Innovationsmanagement oder KVP, anwenden lässt. On top reduziert das Modell die Bearbeitungszeit und spart Kosten ein, was will man mehr?
Sie wollen die Komplexität Ihres Ideenmanagements reduzieren? Sie interessieren sich für die Lean-Methode im Ideenmanagement oder möchten gerne mehr erfahren über alternative Anreiz- und Prämienmodelle? Unser HYPE-Team berät Sie gerne: marketing@hype.de.
