Projekte sind tendenziell immer risikobelastet. Daher ist es wichtig, vor Beginn eines Projekts zur Einführung eines Ideennmanagement-Systems eventuelle Risiken zu eruieren und sie bereits im Vorfeld auszumerzen. Doch genau hier liegt oft das Problem: Zwar sind die gängigen Risikofaktoren wie niedriges Budget oder Zeitdruck hinlänglich bekannt – sie werden aber meist gekonnt ignoriert. Wir zeigen Ihnen, wie Sie es besser angehen.
Vorbeugen ist besser als Nachsorgen
Im ersten Schritt sollten Sie ein klares Erwartungs- bzw. Zielbild entwerfen: Was möchte ich – und vor allem – wie möchte ich mein Ziel erreichen?
Offene Kommunikation ist wichtig, denn nur wer offen ist für Anmerkungen, Hinweise und Lösungsansätze, kann Rahmenbedingungen schaffen, die für den Ablauf eines Projekts zur erfolgreichen Einführung einer Ideenmanagement-Software notwendig sind. Hier hilft ein gut aufgestelltes Projektteam, das aus den betroffenen Fachbereichen, der IT sowie der Arbeitnehmervertretung besteht. Das Einbinden der Arbeitnehmervertretung ist wichtig, da diese für die Betriebsvereinbarung zuständig ist, die sich später mit der Konfiguration decken muss.
Ist das Projektteam benannt, sollten alle Mitglieder stets auf dem gleichen Stand sein. So müssen z.B. alle Dokumente jederzeit für alle Teilnehmer zugänglich sein, denn nur so lässt sich ein Projekt erfolgreich stemmen.
Risiken erkennen und minimieren
Potenzielle Schwierigkeiten und interne Risikofaktoren lassen sich am besten vor dem Projektstart in Workshops mit allen Projektverantwortlichen identifizieren. In einer offenen und vertrauensvollen Atmosphäre können die einzelnen Fachbereiche bzw. Teilnehmer hier ihre individuellen Vorstellungen, aber eben auch Bedenken und Probleme schildern. So lassen sich frühzeitig alle Einflüsse identifizieren, die fachübergreifend auf das Projekt Auswirkungen haben könnten.
Schwieriger wird das Aufspüren äußerer Einflüsse bzw. externer Risiken, da diese oft gerade aus Bereichen kommen, in die das Projektteam keinen ausreichenden Einblick hat bzw. keine Erfahrungswerte vorweisen kann. Hier kann es helfen, sich externe Expertise bzw. Beratung in das Unternehmen zu holen.
Hilfreich: Checklisten zur Risikobewertung
In Workshops haben sich Checklisten bewährt, mit deren Hilfe Risiken und Ursachen zu Beginn eines konkreten Projekts detailliert beschrieben werden.
Die Struktur des Dokuments sollte an die verschiedenen Projektphasen angelehnt sein. Im Zuge eines systematischen Risikomanagements lassen sich die einzelnen Faktoren anschließend nach Eintrittswahrscheinlichkeit, Eintrittszeitpunkt und Schadensausmaß quantitativ (d.h. monetär und zeitlich) bewerten. Über eine Portfolioanalyse kann auch eine Priorisierung zur Überwachung der Risiken eingeleitet werden. Bei vertraglich abweichenden Projektzielen sollten zudem potenzielle kostenpflichtige Auswirkungen benannt werden.
Abbildung: Typische Projektphasen bei der Einführung eines Ideenmanagements
Wir haben aus unseren Erfahrungen bei unterschiedlichsten Ideenmanagement-Einführungsprojekten in Unternehmen und an Standorten weltweit gelernt und möchten diese "Lessons Learned" gerne an Sie weitergeben: Unsere Checkliste (s. unten) gibt Ihnen hilfreiche Tipps an die Hand, welche Punkte in den einzelnen Projektphasen besonders zu beachten sind!
Wir haben Ihr Interesse geweckt? Dann laden Sie sich gleich hier die kostenfreie Checkliste mit Tipps zur Einführung eines Ideenmanagements herunter! Bei Rückfragen nehmen Sie gerne Kontakt auf: marketing@hype.de.
